Bez obzira čime se bavili, svi tražimo načine na koje možemo biti produktivniji na svom radnom mjestu, ali i u privatnom životu. Želimo vrijeme na poslu iskoristiti na najbolji mogući način te svoje slobodno vrijeme provesti radeći ono što nas ispunjava i čini sretnima. I ne, nebrojene doze kofeina i bezbrojne stavke na to-do listama neće nam pomoći da budemo efikasniji i produktivniji u onome što radimo. Zato ti u ovom članku nudim savjete koji ti mogu pomoći da kvalitetno i produktivno iskoristiš svoje vrijeme, izbjegneš zamku prokrastinacije i zaista OBAVIŠ nešto.
1. Prvo se fokusiraj na najbitnije zadatke
Svi već znate za to-do liste. Vjerojatno na svoje popise stavljate hrpu različitih stavki – od važnijih, neodgodivih i kompleksnijih zadataka, do onih lakših i manje bitnih.
I vjerojatno ćete prvo obaviti one lakše i manje bitne zadatke koji ne zahtijevaju prevelik mentalni napor. Ili će vam, najvjerojatnije, dan završiti nevjericom i gledanjem u popis na kojem apsolutno nijedan zadatak nije prekrižen.
Zašto dolazi do ovoga? Nije li poanta to-do liste da nas natjera da nešto zaista i poduzmemo?
Problem je u tome što kod velikih to-do lista dolazi do straha pred obiljem posla koji trebamo obaviti. Da bismo smanjili taj strah i obavili barem nešto s tog popisa, najčešće ćemo se prvo fokusirati na one manje zahtjevne zadatke koji vrlo vjerojatno i nisu toliko bitni. Obavljanjem takvih poslova nadamo se da ćemo se ”zagrijati” za obavljanje onih težih, zahtjevnijih zadataka.
Primjerice, zasigurno si se i sama bezbroj puta uhvatila kako mahnito pospremaš stan prije nego što kreneš učiti za važan ispit, bez obzira na to što stan već tjedan dana izgleda kao da je bomba pala u njega (yeap, govorim iz iskustva).
Ili si prije nego što kreneš u istraživanje za onaj dosadan projekt na poslu odjednom shvatila da je upravo sada apsolutno nužno da nazoveš prijateljicu s kojom se dugo nisi čula jer, eto, ne želiš da vaš odnos zahladi.
Svi ovi „mali zadaciˮ s to-do liste zapravo su veliki distraktori koji nam odvraćaju pažnju od onih bitnih zadataka, i to onih koji su najčešće neodgodivi i koji zahtijevaju našu pozornost DANAS. Ako te zadatke ne obavimo na dan kad smo ih zapisali na našu to-do listu, naravno da ćemo se na kraju dana osjećati kao da nismo ništa postigli. Jer i nismo – ono najbitnije ostalo je zanemareno.
Da bismo izbjegli prokrastinaciju i odvraćanje pažnje od onoga što zaista treba napraviti, važno je fokusirati se na samo jedan do tri najbitnija zadatka koja trebamo obaviti taj dan (tzv. „MIT“- Most Important Tasks). Ključno je, stoga, dovršiti te važne zadatke i tek potom prionuti na one koji ne zahtijevaju našu trenutnu pozornost.
Kako bi lakše odredila koji su zadaci zaista neodgodivi i koje je važno napraviti baš danas, zapitaj se sljedeće pitanje: „A što da sutra putujem?ˮ Što bi bilo da znam da sutra idem na dugi put, da ću biti nedostupna mjesec dana i da tamo kamo idem neće biti internetske veze? Što obavezno moram napraviti prije nego što odem na takav put? Postavljanje ovakvog pitanja može nam kristalizirati ozbiljnost neodgodivih zadataka i natjerati nas da prestanemo odgađati te napokon budemo produktivni.
2. „Razbijˮ veće zadatke na niz manjih
Prokrastinaciju često uzrokuje strah od nekog velikog zadatka na popisu poslova koje trebamo obaviti. Kad znamo da je pred nama neki zadatak koji iziskuje mnogo truda i vremena, najčešće ne znamo odakle uopće krenuti. Upravo to je ono što nam stvara odbojnost i strah pred izvršavanjem zadatka.
Međutim, „razbijanjeˮ većeg zadatka na niz manjih, preciznih i jasnih zadataka smanjuje taj strah jer znamo ŠTO točno trebamo napraviti i GDJE moramo započeti.
Primjerice, recimo da (ironično) želim napisati članak o produktivnosti. Tema je toliko složena i opširna da ne znam odakle krenuti. Čak se bojim uopće i krenuti. I zato odgađam pisanje članka. Prokrastiniram.
Međutim, taj veliki zadatak pisanja članka o produktivnosti mogu „razbitiˮ na niz manjih, manje zastrašujućih koraka. Moja to-do lista onda može izgledati ovako:
1. „Brainstormajˮ ključne ideje i metode o tome kako biti produktivniji.
2. Pročitaj šest članaka o produktivnosti.
3. Organiziraj ideje u kratak pregled.
4. Zabilježi natuknice o idejama koje dobiješ.
5. Natuknice proširi u cijele odlomke.
Moja to-do lista izgleda veća, ali sada barem imam navedene konkretne zadatke koje trebam obaviti, a onaj veliki zadatak pisanja članka o produktivnosti više ne izgleda tako zastrašujuće.
3. Zapiši „važneˮ misli koje ti padnu na pamet dok radiš
Koliko ti se puta dogodilo da sjediš za računalom, radiš na nekom važnom projektu, potpuno udubljena u svoj rad, i odjednom se sjetiš da moraš, primjerice, platiti račun za struju?
Odmah ćeš uzeti mobitel u ruke, otvoriti mBanking i platiti taj račun. A onda se sjetiš da nisi uplatila ni članarinu za teretanu. Zatim pomisliš da bi se trebala zdravije hraniti pa kreneš dodavati zdravije namirnice na popis za kupnju… I nisi se ni okrenula, a već je prošlo pola sata koja si mogla iskoristiti za dovršavanje tog bitnog projekta!
Sad krećeš opet raditi na zadatku, ali ovoga puta to ide uvelike teže. Teško ti je koncentrirati se na posao, pogled bježi, misli lete… a ti ne napraviš apsolutno išta produktivno.
Do ovoga dolazi zato što smo dopustili distraktorima da nas ometu od posla, nakon čega se vrlo teško opet udubiti u rad. Zbog aplikacija poput Vibera, WhatsAppa, Teamsa i bezbroj drugih distraktora današnjeg vremena vrlo je teško ostati fokusiran i produktivan. Sva sreća, postoji moćna metoda koja nam pomaže eliminirati takve distraktore – tzv. „distraction listˮ.
Način na koji se ovom metodom smanjuju distraktori jest da na komad papira zapišemo svaku misao, problem ili ideju koju dobijemo dok obavljamo neki bitan zadatak. Tako dobivamo svoj „distraction listˮ, odnosno popis na kojem se nalazi sve što nam je palo na pamet dok smo radili, a čime se želimo dodatno pozabaviti kasnije.
Zapisivanjem svega što nam se činilo bitnim dok smo se bavili nekim drugim zadatkom nećemo prekidati svoj tijek rada, a opet nećemo zaboraviti ono važno čega smo se sjetili u tom trenutku.
4. Reduciraj multitasking
Zamisli da si na poslu. Pišeš e-mail važnom klijentu i slušaš svoj najdraži podcast, a usto imaš otvorena i dva chat prozorčića sa svojim kolegama. Skačeš s maila na chat, smiješ se duhovitom hostu podcasta i misliš kako si baš produktivna na poslu jer radiš mnogo stvari odjednom.
Međutim, nakon što čitaš e-mail prije slanja, shvaćaš da neke tvoje rečenice nemaju smisla pa moraš ispraviti nekoliko pravopisnih ili gramatičkih pogrešaka. Potom uviđaš da nisi u potpunosti razumjela što ti je kolegica s chata pisala da trebate napraviti, a već nekoliko minuta nisi čak ni registrirala podcast koji se čuje u pozadini. Više se ne bi moglo reći da si veoma uspješno obavljala sve navedene radnje, zar ne?
Navedene radnje mnogi bi nazvali multitaskingom, odnosno obavljanjem više poslova odjednom. Međutim, problem multitaskinga je u tome što takvo nešto zapravo ne postoji. Mnoga su istraživanja pokazala da su ljudi loši u multitaskingu upravo zato što zapravo ne rade dvije stvari odjednom, već samo brzo mijenjaju fokus s jednog zadatka na drugi. A svaki put kad promijenimo fokus, moramo ga ponovno usmjeriti na taj zadatak. Drugim riječima, moramo „mentalno žongliratiˮ. Fokus je vrlo teško povratiti, a takav proces zahtijeva više vremena nego da obavljamo jedan zadatak bez prekida.
Ako pišemo e-mail i usput slušamo podcast – a i jedan i drugi su zadaci koji crpe lingvističke resurse – naš će se rad usporiti i njegova kvaliteta će opasti. Uz to, naš se mozak umora, što znači da ni nakon što završimo zadatak on neće funkcionirati na optimalan način.
S druge strane, u isto vrijeme možemo obavljati zadatke koji nam ne crpe iste resurse. Takav multitasking onda je zaista optimalan. Primjerice, dok slušamo audio knjige možemo čistiti kuću i tako zapravo raditi dvije stvari odjednom.
5. Napravi pauzu
Nitko ne može biti fokusiran osam sati bez prestanka i odoljeti svim distrakcijama, bez obzira na to koliko savjesni bili. Mozak to jednostavno ne može podnijeti.
Važno je raditi namjerne pauze i odrediti njihovo točno vrijeme trajanja. Ako si ne odredimo vrijeme za odmor, možemo doći u napast da se opravdavamo da nam pauza treba, a zapravo ona sama postaje distrakcija.
Jedna od korisnih tehnika produktivnosti koja naglašava vrijednost odmora za fokusiranost zove se Pomodoro tehnika. Ona uključuje intervale od 25 minuta produktivnog rada te 5 minuta pauze nakon što 25 minuta istekne. Za vrijeme te pauze možeš se protegnuti, prigristi nešto i okrijepiti se. Potom, nakon četiri intervala od 25 minuta radi se veća pauza od 15 minuta, a zatim se svi intervali ponavljaju dok ne završiš s radom.
Važno je napomenuti da za vrijeme trajanja radnih intervala ne smiješ odoljeti nikakvim distrakcijama; mobitel je najbolje staviti u airplane mode, a e-mail i društvene mreže zatvoriti. Tek ćeš onda biti spremna odraditi tih 25 minuta intenzivnog, produktivnog rada.
6. Odredi vrijeme za elektroničku poštu
Mnoge od vas zasigurno za vrijeme radnog vremena imaju otvoren e-mail, a nove poruke pročitate čim vam pristignu u pretinac. Mogli bismo čak reći da se to od nas i očekuje; ipak radimo i trebamo biti dostupni svima koji nas trebaju.
Međutim, otvaranje elektroničke pošte čim se pojavi nova obavijest i vječito dopisivanje s kolegama i klijentima također je distrakcija. Zamisli da si se udubila u obavljanje nekoga zadatka, a zatim te prekine obavijest da si dobila novi mail. Naravno, otvorit ćeš mail, odgovoriti na njega i pokušati se vratiti svom zadatku. Ali to više neće biti isto; trebat će ti vremena da ponovno usmjeriš pažnju. A tako gubiš vrijeme.
Da bi spriječila ovakav scenarij, nužno je smanjiti vrijeme koje provodiš u inboxu, odnosno odrediti točno vrijeme u kojem ćeš se njime baviti. Dovoljno je da odrediš vrijeme ujutro, popodne i (možda) navečer, kada ćeš otvoriti svoj inbox i krenuti na čitanje i odgovaranje na svu poštu koju si dobila.
Ovakav način odnošenja prema elektroničkoj pošti zahtijeva i prilagodbu načina pisanja maila. Tvoji mailovi neće više biti kratki i šturi, ali će zato biti efikasniji. Primjerice, nećeš svom kolegi poslati mail da želiš sastanak s njim kako biste porazgovarali o idejama za projekt, a da nisi navela kada si ti slobodna i nabrojala ideje koje ti sama imaš. Što više informacija tvoj mail sadržava, to će efikasniji on biti. Time ćeš izbjeći nepotrebno dopisivanje i gubitak vremena zbog informacija koje si mogla navesti još u prvom mailu.
7. Brini o svom zdravlju
Fokusiranje na najbitnije zadatke, razdvajanje većih zadataka na nekoliko manjih, određivanje vremena za provjeravanje elektroničke pošte i svi ostali navedeni savjeti za veću produktivnost neće ti ništa značiti ako ne brineš o sebi. Nećeš se moći ni fokusirati na neki zadatak ako ne dobivaš dovoljno sna, a kamoli biti produktivna i uspješna u onome što radiš.
Svima nam prioritet treba biti da se dovoljno naspavamo i tako napunimo baterije, da se zdravo hranimo da bismo se osjećali dobro i da se bavimo tjelesnom aktivnošću kako bismo se riješili stresa. Važnost svega navedenog nepotrebno je isticati jer nam je sve to već odavno poznato, ali nije naodmet opet osvijestiti tu činjenicu.
Brini o sebi i vodi računa ne samo o svom fizičkom zdravlju, već i svom umu. Opusti se povremeno i ne započinji dan mahnitim provjeravanjem mailova. Jutro posveti sebi; skuhaj si kavu ili čaj i uz to opušteno čitaj knjigu. Slušaj svoju najdražu glazbu, protegni se malo. Radi ono što te opušta i tako si osiguraj dovoljno goriva za ostatak dana.
Trebat će ti.
Na kraju krajeva, mi nismo strojevi. Čak iako nam se neki ljudi čine potpuno „posloženimaˮ, produktivnima poput robota i ultra-efikasnim i čudesnim poput mađioničara, i oni su samo ljudi. Ali to su ljudi koji su stekli dobre navike. A uz malo truda, te navike možeš usvojiti i ti.